Konekielisten tiliotteiden käyttö

NumeroAntopäivämäärä
111427.08.1990
Asiasanat
Hakija on lausunut ja asiaa käsiteltäessä on muutoin käynyt selville, että pankit ovat kehittäneet tietojärjestelmiään voimakkaasti siihen suuntaan, ettei rutiininomaista manuaalista paperinkäsittelyä tarvita ja että asiakkaat voivat kommunikoida suoraan pankin järjestelmien kanssa tiedon liikkuessa kahden järjestelmän välillä konekielisenä tai hoidattaa maksunsa maksupalvelun avulla. Jo usean vuoden ajan pankit ovat toimittaneet asiakkailleen konekielisenä aineistoa, joka on useimmiten liittynyt asiakkaan pankkitilille tehtyihin kirjauksiin.

Tietojenkäsittelyn automaatiokehityksen yhtenä seurauksena pankit välittävät asiakkailleen konekielisen tiliotteen normaalin valintalinjan kautta tapahtuvana tiedonsiirtopalveluna. Asiakas tekee tiedonsiirtopyynnön haluamanaan ajankohtana. Vähimmäistunnistuksena käytetään kaikissa pankeissa asiakastunnus/salasanayhdistelmää.

Konekielinen tiliote ei ole kaikissa pankeissa tietosisällöltään täysin samanlainen. Samoja perustietoja ovat tällä hetkellä esim. asiakkaan tilinumero, tiliotteen päivämäärä, asiakkaan nimi ja liiketunnus, tiliotteen alkusaldo, tapahtuman tapahtumapäivä ja -laji, selite, maksuvälineen numero, arvopäivä ja markkamäärä sekä tiliotteen loppusaldo. Asiakas saa tositteensa paperimuodossa muista tapahtumista paitsi viitepankkisiirroista.

Pankit toimittavat konekielisen tiliotteen lisäksi myös paperille tulostetun tiliotteen, vaikka asiakkaiden omat tietojärjestelmät mahdollistavat tiliotteen käsittelyn ja tallentamisen konekielisessä muodossa. Hakija katsoo kokonaisuuden kannalta mielekkääksi, että pankki toimittaisi tilioteaineiston asiakkaalle ainoastaan yhdessä muodossa, konekielisenä. Siitä asiakas voi tulostaa tiliotteen itselleen tarkoituksenmukaiseen muotoon.

Konekielistä tiliotetta on mahdollista kehittää myös siten, että sen sisältämät tiedot tekevät erillisen maksutositteen lähettämisen asiakkaalle tarpeettomaksi. Hakijan käsityksen mukaan pankit voisivat luopua paperimuodossa olevan tositteen lähettämisestä asiakkaalle lisäämällä konekieliseen tiliotteeseen asiakkaan tarvitseman informaation sekä arkistointitunnuksen, joka kertoo alkuperäisen tositteen arkistointipaikan. Tämä käytäntö on jo konekielisen tapahtumaluettelon yhteydessä: jos asiakas saa konekielisen tapahtumaluettelon pankkitilille kirjatuista tapahtumista, ei paperimuodossa olevaa tositetta toimiteta.

Hakija on edelleen lausunut, että arkistointitunnus on kaikkien pankkien keskenään sopima, tapahtuman alkuperäistositteen arkistointipaikan ilmoittava tunnus, joka säilyy muuttumattomana siirryttäessä pankin järjestelmästä toiseen. Arkistointitunnuksen rakenne on seuraava: kirjauspäivä, rahalaitos ja konttori tai pankin tietojärjestelmä sekä tapahtuman yksilöintiosa. Viimeksi mainitun osan rakenne saattaa vaihdella riippuen siitä, onko tapahtuma kirjattu pankin konttorissa vai onko kysymyksessä jonkun tietojärjestelmän suorittama ns. automaattinen kirjaus. Jälkimmäisessäkin tapauksessa arkistointitunnuksen yksilöintiosasta käy ilmi, minkä järjestelmän suorittama ja monesko tehty kirjaus on.

Pankkitilien käyttö ja valvonta tapahtuvat suljetun järjestelmän puitteissa, johon pääsevät ainoastaan tilinomistajat ja tilinkäyttövaltuutuksen pankissa saaneet henkilöt. Valtuutus voidaan rajoittaa antamalla tilinkäyttöoikeus vain tietyille henkilöille. Valtuutusta voidaan rajoittaa myös automaattisten käyttäjätunnus/salasanamenetelmien avulla.

Kirjanpitoivelvollisen tilitapahtumista laatima kirjanpito voidaan varmentaa pankin antamien tiliotteiden avulla. Lisäksi pankkitileistä voidaan saada päivittäin pankkitilin tapahtumia, saldoa ja vaihtoa koskevat tiedot tietokonekyselyin kirjanpitovelvollisen omalla tai pankin konttorin tietokoneella. Pankkitilitapahtumasta tallennetaan pankin tietokoneelle kaikki maksutositteeseen merkityt tiedot sekä lisäksi siihen liitetyt, pankin oman kirjanpidon edellyttämät tiedot. Pankin kirjanpidosta käy välitetty maksu ilmi kassatapahtuma- tms. luettelosta sekä asiakkaiden tilien mukaan järjestetyistä tapahtumista.

Paperimuodossa olevia maksutositteita käytettäessä on maksutositteen alkuperäiskappale maksun lähettävässä pankissa. Pankit säilyttävät asiakkaille lähetetyistä tiliotteista konekielisen jäljennöksen kahden kuukauden ajan, jolloin asiakas voi tarvittaessa saada jäljennöksen tiliotteistaan. Sen jälkeenkin voidaan tiliotteeseen sisältyvistä tapahtumista laatia luettelo pankin kirjanpidon perusteella. Tarvittaessa voidaan tiliotteen sisältämistä tapahtumista laatia myös yksittäisiä tapahtumia koskevia otteita pankin toimesta tai muulla luotettavalla tavalla. Nämä pankkien tietojärjestelmien piirteet mahdollistavat pankkien asiakkaiden kirjanpidon pitämisen luotettavalla tavalla myös ilman erillisiä maksukohtaisia tositteita pankkitilitapahtumista.

Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lausuntoa siitä, soveltuuko kuvattu, tarpeellisilla lisätiedoilla täydennetty konekielinen tiliote sellaisenaan ilman paperimuodossa olevaa tiliotetta luetteloksi asiakkaan pankkitilille kirjatuista tapahtumista ja täyttääkö se siten kirjanpitolain vaatimukset.

Hakija on edelleen tiedustellut, riittävätkö pankin asiakkaan tositteeksi konekielisellä tiliotteella välitetyt kirjaustiedot, joihin sisältyy tieto kunkin tapahtuman alkuperäisen tositteen arkistointipaikasta ilman, että asiakkaalle lähetetään paperimuodossa olevaa tositetta.

Hakija on lisäksi tiedustellut, kelpaako maksajan pankin tositteeksi tapahtumaluettelo, jossa arkistointitunnus kertoo alkuperäisen tositteen arkistointipaikan.

Lausunnon perustelut

Hakemuksessa on kysymys sekä hakijan jäseninä olevien rahalaitosten asiakkaiden että itse rahalaitosten kirjanpidosta. Ottaen huomioon kirjanpitokäytännön yhtenäistämisen tarpeen sen johdosta, että eri rahalaitosten käytännöt poikkeavat toisistaan tiliotteiden ja niihin liittyvien maksutositteiden toimittamisen osalta, kirjanpitolautakunta on päättänyt antaa rahalaitosten asiakkaiden kirjanpitoa koskevan lausunnon, joka on tarkoitettu periaatteellisluonteiseksi ohjeeksi hyvän kirjanpitotavan muotoutumiselle vastaisuudessa. Kirjanpitolautakunta ei sitä vastoin kirjanpitolain 35 §:n ja pankkitarkstuslain 11 §:n säännöksiin katsoen anna lausuntoa siltä osin kuin lausuntopyyntö koskee rahalaitoksen kirjanpidon järjestämistä.

Rahalaitosten antamat tiliotteet voivat olla asiakkaiden kirjanpidon kannalta erilaisessa asemassa. Tiliote voi olla pankkitilitapahtumia koskeva vahvistus, tosite tai maksupäiväkirja.

Kun kirjanpitovelvollisella on erikseen pankkitilitapahtumia todentavat tositteet, rahalaitoksen antama tiliote on asiakkaan kirjanpidossa pankkitilin saldovahvistuksen asemassa. Tiliote voidaan toimittaa asiakkaalle myös konekielisenä, jolloin rahalaitoksen varmistus tiliotteeseen aikaansaadaan siten, että tiliotteen lukeminen ja käsittely edellyttää tietoa rahalaitoksen käyttämästä asiakastunnus/salasanayhdistelmästä. Kirjanpitolain 3 §:ssä tarkoitettuun hyvään kirjanpitotapaan sisältyvän todennettavuuden periaatteen mukaisesti kirjanpitovelvollisen tulee kuitenkin tällöin osoittaa pankkitilin saldon oikeellisuus rahalaitoksen vähintään kuukausittain antaman, selväkieliseen kirjalliseen muotoon tulostetun tiliotteen avulla. Muuten kirjanpitovelvollinen voi kirjanpitolain säännösten estämättä käyttää saldovahvistuksen asemassa olevaa konekielistä tiliotetta luettelona pankkitililleen kirjatuista tapahtumista, myös tulostamatta sitä paperille. Rahalaitoksen antamat tiliotteet ovat kirjanpitolain
25.2 §:ssä tarkoitettua liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, joka on säilytettävä mainitun säännöksen edellyttämällä tavalla.

Kirjanpitolain 8.1 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8.3 §:n mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Kirjanpitovelvollinen maksaja voi suorittaa maksun rahalaitoksen välityksellä pankin konttorissa pankkisiirto- tms. maksuliikejärjestelmää käyttäen, jolloin maksaja saa suorituksestaan tositteen maksun yhteydessä. Maksaja voi suorittaa maksun pankkisiirtona myös siten, että sitä koskeva tieto lähetetään konekielisenä suoraan maksajan tietokoneelta hyväksikäyttämällä tietoliikenneyhteyksiä tai kuljettamalla maksutapahtumatiedosto rahalaitoksen maksujenvälitykseen automaattisesti käsiteltäväksi. Maksujenvälitysjärjestelmän kautta maksettaessa ei maksaja kaikissa tapauksissa saa erillistä maksutositetta, vaan tieto maksusta välittyy rahalaitoksen antaman tiliotteen avulla, kuten esim. suoraveloitusjärjestelmässä. Maksu voidaan veloittaa suoraan maksajan pankkitililtä maksun saajan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Tällaiset suoraveloitukset voidaan tehdä joko yksittäistä suoritusta koskevan laskun tai vuosi- tahi muun sellaisen sopimuksen perusteella. Maksuja pankkitililtä voidaan suorittaa myös
rahalaitoksen automaattisesti tekeminä tililtäottoina, joiden perusteina ovat esim. pankkipalvelumaksut, korkomaksut tai lainanlyhennykset.

Konekielisen pankkisiirron yhteydessä maksaja voi lähettää maksunsaajalle myös vapaamuotoista informaatiota samalla tavalla kuin pankkisiirtolomakkeen "Tiedotuksia" -osassa. Informaatio voidaan antaa joko suoraan maksajan tietokonejärjestelmästä tai tallentaa maksun välittävässä rahalaitoksessa.

Rahalaitos siirtää varat maksajan pankkitililtä maksunsaajan tilille oman maksuliiketietojärjestelmänsä kautta.

Kirjanpitovelvollinen maksunsaaja voi saada tiedon pankkitililleen tehdystä suorituksesta rahalaitoksen antamasta, paperille tulostetusta tiliotteesta, rahalaitoksen tietokoneelta tietoliikenneyhteyksiä hyväksi käyttäen tulostetust akonekielisestä tiliotteesta tai rahalaitoksen maksujenvälityksestä vastaanotetusta maksutapahtumatiedostosta. Viitepankkisiirtojärjestelmää käytettäessä tiedot suorituksista maksunsaajan pankkitilille voidaan merkitä tiliotteeseen tapahtumakohtaisesti tai päiväkohtaisina yhdistelminä, joiden erittely toimitetaan erillisenä konekielisenä tiedonsiirtona maksunsaajan kirjanpitojärjestelmään kirjattavaksi. Jälkimmäisessä tapauksessa maksunsaajan tulee tulostaa maksuyhdistelmästä tiliotteen tietoja vastaava tapahtumakohtainen erittely, joka on täsmäytettävissä tiliotteeseen.

Sekä maksaja että maksunsaaja voivat perustaa pankkitilitapahtumien kirjaukset alkuperäisten maksutositteiden sijasta rahalaitoksen antamaan tiliotteeseen mahdollisine liitteineen edellyttäen, että maksun välittänyt rahalaitos säilyttää maksutositteen alkuperäiskappaleen ja että tiliotteessa on riittävä selvitys kustakin maksutapahtumasta sekä siitä, missä alkuperäinen maksutosite on arkistoituna ja millainen maksun kirjausketju on ollut rahalaitosten maksujenvälitysjärjestelmissä. Kirjanpitolain 25.2 §:ssä olevaan vaatimukseen nähden rahalaitoksen on säilytettävä alkuperäiset maksutositteet tässä maassa.

Milloin maksaja on lähettänyt tiedon suoritettavasta maksusta omalta tietokoneeltaan rahalaitoksen maksujenvälitykseen tai maksu perustuu rahalaitoksen tekemään automaattiseen veloitukseen siten, ettei erillistä maksutositetta synny, tarkoitetaan alkuperäisellä maksutositteella rahalaitoksen kirjanpidon tapahtumaluettelossa olevaa merkintää maksusta.

Alkuperäisen maksutositteen korvaavasta tiliotteesta tulee maksutapahtuman todentamiseksi käydä ilmi otsikkotietoina tilinumero, tiliotteen päivämäärä ja maksajan tai maksunsaajan nimi, tiliotteen alkusaldo ja loppusaldo sekä kutakin tapahtumaa yksilöivinä tietoina rahalaitoksen käsittely- eli kirjauspäivämäärä - tarvittaessa myös kellonaika -, arvopäivä, arkistointitunnus, välitystapa, tapahtumalaji - esim. maksuvälineen numero, maksun aihe tms. selite -, mahdollinen maksusuorituksen viitetieto automaatista tai manuaalista kirjanpitokäsittelyä varten, maksajan tai maksunsaajan nimi, suoritetun maksun osalta myös maksunsaajan tilinumero, sekä suorituksen markkamäärä. Arkistointitunnuksesta ja muista kirjaustiedoista tulee käydä ilmi sekä maksutapahtuman kirjausketju että alkuperäisen maksutositteen arkistointipaikka maksajan pankin ja maksunsaajan pankin kirjanpidoissa. Erityisesti mikäli pankkisiirtoa koskeva tieto on lähetetty maksajan tietokonejärjestelmästä konekielisenä siten, ettei maksajan pankissa ole
maksutapahtumaa todentavaa tositetta selväkielisessä kirjallisessa muodossa, tulee tiliotteesta käydä ilmi, mistä jamiten pankkisiirto on lähetetty. Tiliotteeseen tulee tulostaa maksutapahtumakohtaisesti myös maksajan maksunsaajalle lähettämä vapaamuotoinen informaatio.

Mikäli saatua tai suoritettua maksua ei voida yksilöidä edellä kuvatulla tavalla tiliotteessa olevien tietojen perusteella, on maksutapahtuman kirjauksen perustuttava alkuperäiseen maksutositteeseen tiliotteen sijasta.

Maksutositteena käytettävä tiliote numeroidaan kirjanpitolain 8.1 §:n edellyttämällä tavalla. Tiliotteessa oleva maksutapahtumakohtainen rivinumero tulee sisällyttää tositenumeroon, milloin se kirjanpidon selkeyden kannalta on tarpeellista. Lisäksi tiliotetta täydennetään maksutapahtumakohtaisesti kirjanpitolain 13.1 §:n (nyk. 17.1 §:n) vaatimuksen mukaisesti merkinnällä käytetyistä tileistä, ellei muutoin ole selvää, miten maksutapahtuma on kirjattu. Mikäli tiliotteen merkinnät eivät ole riittäviä kirjausten tekemiseksi oikeille tileille, voi kirjanpitovelvollinen saada maksutapahtumista lisätietoja arkistointitunnuksen osoittaman kirjausketjun avulla sekä tarvittaessa alkuperäisen maksutositteen jäljennöksen maksun välittäneen rahalaitoksen kirjanpidosta.

Kirjanpitolain 8.2 §:n mukaan menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta. Lisäksi kirjanpitoasetuksen 12 §:n (nyk. 16 §:n) mukaan tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin osoittaa.

Kirjanpidon tositeaineistossa on menoihin ja tuloihin liittyvistä pankkitilitapahtumista maksutositteen ohella oltava meno- tai tulotosite, joka voi olla esim. kirjallisessa muodossa oleva lasku tai sen jäljennös taikka konekielisessä muodossa vastaanotetusta tai lähetetystä laskusta paperille tulostettu jäljennös mahdollisine laskuerittelyineen. Pankkitilitapahtumaa todentava maksutosite voi samalla olla myös meno- tai tulotosite, mikäli kirjanpitovelvollisen tositeaineistoon ei sisälly muuta selvitystä vastaanotetusta tuotannontekijästä tai luovutetusta suoritteesta. Maksutositteena käytettävään tiliotteeseen tulee tällöin sisältyä maksutapahtumakohtaisesti vapaamuotoisena informaationa erillinen selvitys tai viitetieto, joka yksilöi tuotannontekijän tai suoritteen. Viitetietoa käytettäessä on kirjanpitovelvollisen kirjanpitoaineistossa joko kirjanpitosetuksen 11.2 §:ssä (nyk. 15.2 §:ssä) tarkoitettuun koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukseen sisältyen tai tositteiden liitteinä oltava selvitys
viitteiden tarkoittamista tuotannontekijöistä ja suoritteista.

Milloin rahalaitos on itse tuottanut liiketapahtuman, jota vastaava tilillepano tai tililtä otto on merkitty tiliotteeseen, on rahalaitoksen annettava tiliotteessa tai erillisessä tositteessa selvitys siitä, mikä meno, tulo tai rahoitustapahtuma maksun on aiheuttanut. Mikäli tiliotteeseen kirjattu tapahtuma johtuu virheen korjaamisesta, on samalla annettava viite alkuperäiseen virheelliseen maksumerkintään tai muu selvitys tehdystä oikaisusta.

Numeroitu ja kirjanpitoasetuksen 13.1 §:n (nyk. 17.1 §:n) vaatimuksen mukaisin tilimerkinnöin täydennetty tiliote korvaa pankkitilin välityksellä hoidettujen maksujen osalta alkuperäiset maksutositteet myös silloin, kun kirjanpitovelvollinen itse tulostaa rahalaitokselta saamansa konekielisen tiliotteen perusteella omassa tietojärjestelmässään edellä mainitut tiedot sisältävän tiliotteen tositeaineistokseen. Konekielinen tiliote tulostetaan vastaanottavan kirjanpitovelvollisen toimesta paperille tai kirjanpitolain 8.1 §:n toiseen lauseen mukaisesti esim. mikrotulostuksena filmille. Mikäli tiliote halutaan kirjanpitolain 8.5 §:n nojalla arkistoida konekielisenä tositeaineistona, on menettelylle saatava kirjanpitolautakunnan lupa. Kirjanpitovelvollisen tulee kuitenkin varmentaa tekemänsä tulostuksen oikeellisuus hankkimalla kirjanpitoaineistoonsa vähintään kuukausittain rahalaitoksen antaman, paperille tulostetun tiliotteen pankkitilin tapahtumista sekä täsmäyttämällä pankkitiliä koskevan kirjanpidon tähän
kuukausitiliotteeseen.

Kirjanpitolain 7.1 §:n mukaan liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). Pykälän 2 momentin mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen on suoritettava viitytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä. Muut kirjaukset saadaan tehdä kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä.

Säännöksen maksutapahtumien kirjaamista aikajärjestykseen koskevan vaatimuksen täyttämiseksi kirjanpitovelvollisen on kirjattava maksutapahtumat viivytyksettä päiväkohtaisesti kassakirjaan, kassakladiin, vientimuistioon tms. kirjaan. Kirjaaminen voidaan suorittaa myös yhdistelmänä siten, että kunkin päivän samanlajiset maksutapahtumat yhdistetään ja kirjataan yhtenä eränä. Kirjauksen perusteena voidaan käyttää rahalaitoksen antamaa tiliotetta, joka sisältää edellä mainitut, maksutositteelta edellytettävät tiedot. Kirjanpitolain 7.2 §:n vaatimukseen nähden maksutositteena käytettävän tiliotteen tulee olla päiväkohtainen siten, että sen perusteella maksupäiväkirjaan tehtävät merkinnät ovat yhtenä kokonaisuutena.

Tiliotteessa voi olla puutteellisia tai virheellisiä merkintöjä pankkitilitapahtumista. Tiliotteen tiedot maksusuorituksista voivat olla myös riittämättömiä kirjanpitoaineistolle asetettujen vaatimusten kannalta. Lisäksi tiliotteeseen voi sisältyä niin paljon erilaisia maksutapahtumia, että sen käyttäminen kirjausten perusteena olisi omiaan tekemään kirjanpidon vaikeaselkoiseksi kirjanpitolain 5.3 §:ssä säädetyn audit trail -vaatimuksen vastaisesti. Näissä tilanteissa tulee tiliotteeseen perustuvat kirjanpitomerkinnät pankkitilin vastatileille ensi vaiheessa tehdä saatujen ja suoritettujen maksujen selvittelytileille. Reskontrasta tms. maksuja koskevasta osakirjanpidosta saatava maksusuoritusten yhteenveto kirjataan selvittelytilin vastakirjauksiksi. Vastakirjaukset voidaan tehdä myös suoraan pääkirjanpitoon laskujen tai niiden jäljennösten taikka muiden maksusuorituksia yksilöivien tositteiden perusteella. Selvittelytilit on täsmäytettävä ja niiden saldot on esim. täsmäytyslaskelmissa eriteltävä
kuukausittain.

Rahalaitoksen antamaa tiliotetta, johon on maksutapahtumia koskevina tietoina merkitty ainakin päivämäärä, markkamäärä sekä selvitys siitä, onko kysymyksessä tuleva tai menevä maksu, voidaan tositenumeroin täydennettynä käyttää maksupäiväkirjana rahalaitoksen kautta tapahtuvan maksuliikkeen osalta. Kirjanpitoaineiston tulee tällöin sisältää myös pankkitilitapahtumia koskevat tositteet.

Mikäli rahalaitoksen antama tiliote sisältää edellä maksutositteena käytettävältä tiliotteelta edellytetyt tiedot, osoittaa pankin arkistointitunnus, missä alkuperäistä maksutositetta säilytetään. Tositenumeroin täydennettyä tiliotetta voidaan tällöin käyttää myös pankkitilitapahtumia koskevana maksupäiväkirjana, vaikka alkuperäiset maksutositteet eivät sisälly kirjanpitovelvollisen kirjanpitoaineistoon. Pankkitilitapahtumia koskevat merkinnät pääkirjanpitoon voidaan tehdä tapahtumakohtaisesti tai kirjanpitolain 7.2 §:n toiseen lauseeseen nähden enintään kuukausikohtaisesti pääkirjatileittäin yhdisteltyinä.

Maksutapahtumien kirjaukset aikajärjestykseen on tulostettava kirjanpitolain tarkoittamalle tietovälineelle viivytyksettä. Tämä tarkoittaa myös automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvassa kirjanpidossa vähintään viikoittain tapahtuvaa tulostusta.

Kirjanpidon oikeellisuutta varmentavan sisäisen valvonnan kannalta on edellytettävä, että rahalaitoksen välityksellä suoritettuja maksuja koskevasta kirjanpitoaineistosta käy ilmi, kuka on hyväksynyt ja suorittanut maksuunpanon. Tämä voidaan osoittaa alkuperäiseen maksutositteeseen tai maksuunpanoluetteloon tehtävillä merkinnöillä. Ostolaskujen automaattisissa käsittelyjärjestelmissä maksuunpanon hyväksyminen voidaan suorittaa jo tilausvaiheessa tehtävillä, hyväksyjän yksilöivillä automaattisilla auktorisointimenettelyillä, jotka dokumentoidaan. Konekielistä maksatusta käytettäessä maksuunpanon suorittaja voidaan osoittaa myös dokumentoimalla käyttäjätunnustiedot maksutapahtuma- tai maksatuskohtaisesti. Mikäli pankkitilin kautta tapahtuva maksuliike on vähäistä, voidaan merkinnät siitä, kuka on hyväksynyt ja suorittanut maksuunpanon, tehdä myös jälkikäteen tiliotteeseen tai pankkitilin täsmäytyslaskelmaan.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kun rahalaitoksen antama tiliote on pankkitilinomistajan kirjanpidossa saldovahvistuksen asemassa, tulee pankkitilin saldon oikeellisuus varmentaa rahalaitoksen vähintään kuukausittain selväkieliseen kirjalliseen muotoon tulostaman tiliotteen avulla. Rahalaitoksen antamat tiliotteet on säilytettävä liiketapahtumia koskevana kirjeenvaihtona kirjanpitolain 25.2 §:n mukaisesti.

Rahalaitoksen antama tiliote mahdollisine liitteineen täyttää asianmukaisesti numeroituna sekä maksajan että maksunsaajan kirjanpidossa ilman pankkitilitapahtumia todentavia alkuperäisiä tositteita kirjanpitolain 8.1 ja 8.3 §:n maksutositteelle asettamat vaatimukset edellyttäen, että maksun välittänyt rahalaitos säilyttää alkuperäisen maksutositteen tässä maassa ja että tiliotteessa on lausunnon perusteluissa mainittu riittävä selvitys kustakin maksutapahtumasta sekä siitä, missä alkuperäinen maksutosite on arkistoituna ja millainen maksun kirjausketju on ollut rahalaitosten maksujenvälitysjärjestelmissä. Jos maksusuoritusta koskeva tieto on lähetetty rahalaitokseen maksajan tietokonejärjestelmästä konekielisenä eikä tapahtumasta ole maksun välittäneessä rahalaitoksessa tulostettu erillistä maksutositetta paperille, on tiliotteesta lisäksi käytävä ilmi, mistä ja miten maksuunpano on suoritettu.

Mikäli tiliotteen merkinnät eivät yksilöi perusteluissa selostetulla tavalla riittävästi maksutapahtumaa, tulee maksajan ja maksunsaajan hankkia maksun välittäneeltä rahalaitokselta erillinen maksutosite todisteeksi maksusuorituksesta.

Kirjanpitovelvollisen on täydennettävä maksutositteena käytettävää tiliotetta maksutapahtumakohtaisesti tilimerkinnöin, ellei muutoin ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu.

Maksajan ja maksunsaajan on tulostettava rahalaitoksen antama konekielinen tiliote tositeaineistoksi paperille, mikrotulostuksena filmille tai muulla kirjanpitolain 8.1 §:ssä tarkoitetulla tavalla, ellei kirjanpitovelvollinen ole saanut kirjanpitolautakunnalta lupaa säilyttää nämä tiedot koneellisella tietovälineellä. Kirjanpitovelvollisella tulee lisäksi olla rahalaitoksen vähintään kuukausittain antama, paperille tulostettu tiliote, jonka tiedot voidaan täsmäyttää konekielisen tiliotteen sisältämiin tietoihin.

Kirjanpitoiaineistossa on menoihin ja tuloihin liittyvistä pankkitilitapahtumista maksutositteen ohella oltava meno- tai tulotosite. Mikäli pankkitilitapahtumaa todentava tiliote on samalla meno- tai tulotosite, tulee siihen maksukohtaisesti sisältyä myös vastaanotetun tuotannontekijän tai luovutetun suoritteen yksilöivä tieto.

Maksutositteena käytettävän tiliotteen tulee olla päiväkohtainen siten, että sen perusteella pankkitilitapahtumia koskevaan peruskirjaan tehtävät merkinnät ovat yhtenä kokonaisuutena.

Mikäli tiliotteessa on puutteellisia tai virheellisiä merkintöjä pankkitilitapahtumista, tiliotteet tiedot maksusuorituksista ovat riittämättömiä taikka tiliotteeseen sisältyy paljon erilaisia maksutapahtumia, on tiliotteeseen perustuvat kirjanpitomerkinnät pankkitilin vastatileille tehtävä kirjanpidon selkeyden sitä edellyttäessä saatujen ja suoritettuje maksujen selvittelytileille.

Tositenumeroin täydennettyä tiliotetta voidaan pankkitilin välityksellä tapahtuneen maksuliikkeen osalta käyttää maksupäiväkirjana myös silloin, kun alkuperäiset maksutositteet säilytetään tässä maassa maksut välittäneiden rahalaitosten toimesta, mikäli tiliote sisältää edellä maksutositteena käytettävältä tiliotteelta edellytetyt tiedot. Maksupäiväkirjana käytettävä tilite on tulostettava paperille tai muulle kirjanpitolain tarkoittamalle tietovälineelle viivytyksettä, mikä tarkoittaa myös automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvassa kirjanpidossa vähintään viikoittain tapahtuvaa tulostusta.